Steeds meer cruciale bedrijfsinformatie bestaat uit ongestructureerde data. Deze documenten verouderen, zijn moeilijk terug te vinden of worden niet veilig gearchiveerd. Er is inmiddels zoveel informatie op zoveel verschillende plaatsen in de organisatie, dat werknemers vaak niet meer weten waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken. Voor deze problematiek heeft Altiplano het documentbeheersysteem MyDMS ontwikkeld. MyDMS is een gebruiksvriendelijk elektronisch archief dat u helpt om al deze informatie op een gestructureerde en gecontroleerde manier toegankelijk te maken binnen de hele organisatie. Met een gewone browser kunt u via het bedrijfsnetwerk of het Internet alle documenten beheren, terugvinden en raadplegen. Dit uiteraard met de nodige toegangscontroles om ervoor te zorgen dat werknemers enkel die documenten kunnen zien en bewerken waartoe ze gemachtigd zijn.

Zoeken
Met de uitgebreide zoekfunctie kunt u documenten zoeken op naam, auteur, trefwoord etc.

Beveiliging – Security bij design

MyDMS 5.0 is ontworpen met de AVG in gedachten:

• Wachtwoordbeleid (complexiteit en levensduur van wachtwoorden);
• Uitgebreide logging van gebruikers;
• Datum in- en uit dienst van gebruikers bepaalt toegang tot MyDMS;
• Overzicht van de autorisaties van gebruikers (autorisatiematrix);
• Automatisch afmelden na inactiviteit (tijd is zelf in te stellen);
• Import van gebruikers vanuit andere applicaties (bijvoorbeeld ONS van NEDAP).

Versiebeheer
MyDMS biedt ook de mogelijkheid tot versiebeheer van documenten. Dit betekent dat als u een document vervangt, de vorige versie bewaard blijft met de oorspronkelijke publicatiedatum en het versienummer.

Notificaties en acties
Voor elk document en elke map kan een distributielijst worden opgesteld. Indien een document gewijzigd is of een nieuw document in een map is aangemaakt krijgen de personen in de distributielijst een bericht per e-mail.